Rolul și importanța departamentului de Contabilitate în Școală (Autor: ec. Crăciun Violeta Rodica)

economist, Crăciun Violeta Rodica

Scoala Gimnazială Voitinel

Introducere

În orice instituție de învățământ, fie ea publică sau privată, activitatea educațională este susținută de o structură administrativă complexă, care asigură buna funcționare a procesului educativ. Printre componentele esențiale ale acestei structuri se află departamentul de contabilitate, o entitate adesea invizibilă pentru elevi și părinți, dar crucială pentru funcționarea eficientă, transparentă și legală a școlii. Deși în percepția generală contabilitatea este asociată mai degrabă cu mediul corporatist sau fiscal, realitatea este că în cadrul școlilor, acest departament are un rol multidimensional, acoperind gestiunea fondurilor, raportarea financiară, planificarea bugetară, conformitatea legală și chiar suport strategic pentru conducerea unității de învățământ.

Rolul principal al departamentului de contabilitate

1. Gestiunea resurselor financiare

Departamentul de contabilitate este responsabil de gestionarea fondurilor școlii, care pot proveni din mai multe surse: bugetul de stat/local (pentru școlile publice), taxe școlare (în cazul școlilor private), proiecte și granturi, sponsorizări sau venituri proprii. Contabilul are obligația de a înregistra corect toate operațiunile financiare, de a urmări utilizarea eficientă a fondurilor și de a asigura traseul legal și justificat al banilor.

2. Întocmirea documentelor contabile

Activitatea contabilă presupune redactarea și păstrarea unei varietăți de documente, printre care:

• Bilanț contabil – oferă o imagine de ansamblu asupra situației economico-financiare a instituției.
• Cont de execuție bugetară – evidențiază gradul de realizare a cheltuielilor și veniturilor față de bugetul aprobat.
• Situații lunare și anuale – necesare pentru raportările către autoritățile locale și centrale.
• Registrul de casă, jurnalul de bancă, facturi, chitanțe, deconturi – documente ce reflectă activitățile financiare curente.

Toate aceste documente trebuie păstrate conform legislației și puse la dispoziția organelor de control atunci când este necesar.

3. Planificarea și controlul bugetar

Contabilul participă activ la elaborarea bugetului anual al școlii, în colaborare cu conducerea instituției. Acesta estimează veniturile și cheltuielile, propune alocări bugetare și urmărește execuția bugetară. Controlul cheltuielilor este esențial pentru a evita risipa și pentru a asigura sustenabilitatea activităților educaționale.

4. Suport pentru activitățile didactice și administrative

Departamentul de contabilitate sprijină desfășurarea activităților didactice prin:

• Achiziționarea de materiale didactice, echipamente IT și consumabile.
• Plata salariilor și indemnizațiilor pentru cadrele didactice și personalul auxiliar.
• Gestiunea burselor și altor forme de sprijin financiar pentru elevi.
• Administrarea proiectelor cu finanțare externă (de exemplu, proiecte cu fonduri europene).

În mod indirect, contabilitatea contribuie la crearea unui mediu educațional stabil și bine echipat.

5. Respectarea legalității și conformitatea fiscală

În România, școlile trebuie să respecte o serie de acte normative privind gestionarea fondurilor publice (Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice, OMF nr. 1917/2005 privind organizarea și conducerea contabilității, etc.). Contabilul școlii are rolul de a:

• Asigura respectarea prevederilor legale în toate operațiunile economico-financiare.
• Pregăti documentația pentru audituri și inspecții financiare.
• Aplica corect reglementările privind taxele, impozitele și contribuțiile sociale.

6. Transparența și responsabilitatea

Un alt rol esențial al contabilității este promovarea transparenței în utilizarea fondurilor. Acest aspect este vital mai ales în contextul în care școlile primesc fonduri publice și trebuie să dea dovadă de responsabilitate față de comunitate. Publicarea periodică a execuțiilor bugetare, comunicarea eficientă cu părinții și partenerii educaționali sunt aspecte în care departamentul de contabilitate este implicat.

7. Digitalizarea și modernizarea sistemului contabil

În ultimii ani, tot mai multe școli au adoptat sisteme informatice de contabilitate care permit o mai bună gestiune a resurselor. Contabilul trebuie să fie adaptabil și pregătit să utilizeze instrumente precum:

• Programe de evidență financiar-contabilă.
• Aplicații de raportare și analiză financiară.
• Platforme integrate pentru salarizare, bugetare și gestiune a stocurilor.

Această transformare digitală contribuie la eficientizarea muncii și la reducerea erorilor umane.

Concluzii

Departamentul de contabilitate dintr-o școală nu este doar un centru de costuri sau o entitate birocratică, ci o piesă-cheie în ansamblul administrativ al instituției de învățământ. El asigură stabilitatea financiară, legalitatea activităților economice și eficiența utilizării resurselor. Activitatea contabilului influențează direct calitatea actului educațional, prin sprijinul logistic și financiar oferit cadrelor didactice și elevilor.Mai mult decât atât, în contextul actual al reformelor educaționale și al presiunilor bugetare, departamentul de contabilitate devine un partener strategic pentru conducerea școlii, oferind analize financiare, sugestii de optimizare și soluții de finanțare alternative.Este esențial ca activitatea contabilă să fie susținută de personal calificat, de instrumente digitale moderne și de un cadru legislativ clar, pentru ca școala să își poată îndeplini misiunea de formare a noilor generații într-un mediu bine gestionat, sigur și performant.

Bibliografie

1. Legea nr. 500/2002 privind finanțele publice, actualizată.
2. Ordonanța de Urgență nr. 57/2019 privind Codul administrativ.
3. Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 1917/2005 privind organizarea și conducerea contabilității instituțiilor publice.
4. Ordinul Ministerului Educației Naționale nr. 4925/2018 privind aprobarea Normelor metodologice de finanțare a unităților de învățământ preuniversitar de stat.
5. Lupu, D. (2018). Contabilitatea instituțiilor publice. Editura CECCAR.
6. Ionescu, G. (2020). Management financiar în instituțiile educaționale. Editura Didactică și Pedagogică.
7. Ministerul Educației – Ghiduri metodologice și modele de raportare financiară, 2023.
8. Curtea de Conturi a României – Rapoarte anuale privind auditul în învățământul preuniversitar.

© REVISTA (online) EDUCATIA AZI (ISSN 2457-8428; ISSN–L 2457-8428), aprilie 2024