Îndeplinirea cu profesionalism a atribuțiilor specifice departamentului Secretariat într-o școală (Autor: Adriana Blaga)

secretar Adriana Blaga

Şcoala Gimnazială Vereşti

1. Introducere

În orice instituție de învățământ preuniversitar, departamentul secretariat reprezintă o componență-cheie în administrarea eficientă a activităților școlare. În calitate de punte de legătură între conducere, cadre didactice, elevi și părinți, secretariatul contribuie esențial la buna funcționare a școlii.Rolul său depășește simpla activitate birocratică, implicând coordonare, comunicare și rigoare administrativă. Secretarul unei școli devine, astfel, un vector al coerenței instituționale, un sprijin constant pentru toate celelalte compartimente și un garant al corectitudinii proceselor administrative.

2. Fundamentare teoretică

Secretariatul este definit ca un compartiment organizat, ce înglobează funcții și posturi cu responsabilități interdependente, coordonate ierarhic pentru atingerea obiectivelor instituției. Postul de secretar sau secretar‑șef presupune atribuții clare, prevăzute în fișa postului, care acoperă registratura, corespondența, evidența elevilor, gestionarea documentelor școlare și comunicarea interinstituțională.Din perspectiva funcțională, secretariatul operează ca un „nucleu de comandă” administrativ, asigurând atât fluxul informațional intern cât și cel extern. Totodată, este garantul conformității cu cerințele legale și normative ale sistemului de învățământ, devenind un pilon de stabilitate în cadrul instituției.

3. Organizarea compartimentului secretariat

Compartimentul este subordonat direct directorului unității și, în funcție de dimensiunea școlii, poate include posturi de secretar‑șef, secretar și informatician. Secretariatul funcționează conform unui program de lucru aprobat, de regulă adaptat pentru accesul elevilor, părinților și altor persoane interesate.Această structurare ierarhică permite o repartizare echilibrată a sarcinilor și o bună coordonare între activitățile curente. Spațiul de lucru trebuie să fie bine organizat, accesibil și dotat corespunzător cu echipamente moderne, pentru a sprijini eficiența operațională.

4. Atribuții specifice și îndeplinirea lor profesională

a) Prelucrarea informațiilor și documentelor

• Transmiterea informațiilor interne și externe ale școlii și gestionarea corespondenței oficiale și a situațiilor statistice solicitate de autorități.
• Întocmirea și actualizarea bazelor de date ale elevilor și personalului, inclusiv gestionarea dosarelor personale, înscrieri, transferuri, burse și acte de studii.

Activitatea de prelucrare a documentelor presupune o mare acuratețe, confidențialitate și promptitudine. Orice eroare poate avea implicații legale sau administrative majore, motiv pentru care profesionalismul și atenția la detalii sunt trăsături esențiale ale personalului din acest compartiment.

b) Organizare documentară și arhivare

• Întocmirea, verificarea și arhivarea documentelor referitoare la situația școlară a elevilor și la evidența statelor de funcții și personal.
• Gestionarea actelor de studii: procurare, eliberare, evidență, casare, în conformitate cu reglementările ministeriale privind arhivarea și regulile de păstrare.

Fiecare document trebuie arhivat conform normelor legale, păstrând structura și integritatea fondului documentar instituțional. Capacitatea de a accesa rapid un document din arhivă sau de a furniza copii conforme cu originalul este un indicator al eficienței secretariatului.

c) Sprijin în examinări și evaluări

• Organizarea logistică și administrativă pentru examene naționale, admitere în învățământ și concursuri de ocupare posturi vacante.
• Participarea activă în pregătirea documentelor necesare comisiilor de admitere și evaluare.

Rolul secretariatului în perioadele de evaluare este unul crucial. De la centralizarea listelor de candidați, la validarea situațiilor școlare și redactarea diplomelor, fiecare etapă necesită o coordonare impecabilă și un control riguros al documentelor.

d) Comunicare și relaționare

• Secretariatul acționează ca interfață directă între școală și public: gestionează petiții, reclamații, sesizări, și asigură transparența fluxului decizional.
• Asigură difuzarea legislativă actualizată (circulară, ordine, metodologii) către elevi, părinți și cadre didactice.

Comunicarea eficientă înseamnă nu doar transmiterea corectă a informației, ci și disponibilitatea pentru dialog, empatie și respect față de toți beneficiarii actului educațional. Secretariatul este deseori primul contact între școală și comunitate.

e) Cunoştinţe legislative și proceduri interne

• Cunoașterea și aplicarea legislației relevante: Legea Educației, ROFUIP, Regulamentului actelor de studii, Codul Controlului Intern, Legea Arhivelor, Regulamentul Intern al unității.
• Elaborarea și actualizarea procedurilor operaționale ale compartimentului, în conformitate cu reglementările interne și ministeriale.

O bună cunoaștere a legislației este esențială pentru prevenirea greșelilor administrative. Secretariatul funcționează ca un filtru de legalitate și coerență în toate deciziile și documentele care ies din instituție, asigurând respectarea cadrului normativ.

f) Utilizarea TIC

• Folosirea produselor software puse la dispoziție de ISJ/Inspectoratele Școlare (REVISAL, EDUSAL, SIIIR) pentru gestionarea documentelor, salarizării, rapoarte etc.
• Implementarea unor fluxuri electronice eficiente, gestionarea e‑mailului și a sistemelor informatice școlare.

Digitalizarea proceselor a crescut eficiența compartimentului secretariat, dar a adus și noi responsabilități. Personalul trebuie să fie pregătit în utilizarea tehnologiilor moderne și să gestioneze volume mari de date în mod sigur și eficient.

g) Perfecționare profesională și contribuție instituțională

• Participarea la cursuri INSJ, instruiri metodologice, dezvoltare profesională continuă și autoevaluare periodică.
• Contribuție activă la promovarea imaginii instituției: redactare de materiale informative, colaborare cu comunitatea locală, inițiative pentru îmbunătățirea ofertelor educaționale.

Perfecționarea continuă este o condiție pentru menținerea standardelor profesionale. Un secretar implicat va căuta mereu soluții noi, va susține inițiative educaționale și va contribui la îmbunătățirea relației dintre școală și societate.

5. Sinteză și recomandări finale

Pentru ca atribuțiile specifice din departamentul secretariat să fie îndeplinite cu profesionalism, este esențială:

• o organizare clară și conformă regulamentelor,
• proceduri actualizate și transparente,
• utilizarea eficientă a tehnologiei informatice,
• o comunicare fluidă cu toate părțile implicate,
• respectarea permanentă a cadrului legal aplicabil,
• dezvoltarea continuă a competențelor profesionale ale personalului din compartiment.

Prin aplicarea consecventă a acestor principii, secretariatul devine un pilon solid al eficienței administrative, de sprijin real pentru conducere, personal didactic și beneficiari, contribuind la succesul instituțional al școlii.

Bibliografie

1. Legea educației naționale nr. 1/2011, cu modificările și completările ulterioare.
2. Ordinul M.E.C. nr. 4206/1998 privind regimul actelor de studii și al documentelor școlare în învățământul preuniversitar.
3. Regulamentul-cadru de organizare și funcționare a unităților de învățământ preuniversitar (ROFUIP) – aprobat prin OMECTS nr. 5447/2020.
4. Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată.
5. Institutul CINECXT – Revista Educația Azi, articolul: „Serviciul de secretariat – componentă-cheie în administrarea unităților de învățământ”, autor Adriana Blaga.
6. Fișe ale posturilor din unități școlare – exemple disponibile pe site-urile: www.scoala-gropeni.ro, www.sgmm.ro, www.scoalatulca.ro.
7. Portalul Comper – articol: „Rolul serviciului de secretariat în buna desfășurare a actului educațional”, Laura Ciobotaru, iulie 2018.
8. Proceduri operaționale privind activitatea secretariatului – elaborate la nivelul unităților de învățământ preuniversitar.

© REVISTA (online) EDUCATIA AZI (ISSN 2457-8428; ISSN–L 2457-8428), august 2025

Publica şi tu cu noi. Trimite articolul tau la adresa de e-mail: revistaeducatiaazi@yahoo.com